Was macht eigentlich die Einkaufsabteilung in einer Mediaagentur und vor allem: Was kauft sie ein?
Kurz und knapp beschrieben besteht unsere Aufgabe darin, Werbezeit und Werbefläche bei verschiedenen Vermarktern einzukaufen. Auch kümmern wir uns am Ende des Monats um die Abrechnung an den Kunden und am Anfang des Monats um die Eingangsrechnungen der Vermarkter. Das klingt im ersten Moment sehr abstrakt und schwer greifbar, aber so ging es mir und den meisten anderen vor dem Start in der Abteilung natürlich auch.
Um es etwas zu vereinfachen, beschreibe ich euch meinen Arbeitsalltag im digitalen Mediaeinkauf:
In der Früh komme ich ins Büro (oder setze mich Zuhause im Homeoffice an meinen Schreibtisch) und checke zuerst meine ungelesenen Mails. Diese lösche/beantworte/sortiere ich dann, um einen ersten Überblick zu bekommen und Dringliches abzuarbeiten. Im Anschluss gibt es mit dem ganzen Team einen so genannten „Check-In-Call“, in dem wichtige Punkte besprochen werden. Zudem wird die Agenda (falls es eine gibt) mit den To Do‘s für den Tag festgelegt. Nun beginnt das Daily Business: Abwarten bis Aufgaben (Dateien für die geplanten Kampagnen) aus unserem internen Kampagnensystem kommen, die wir, vereinfacht gesagt, einkaufen (beispielsweise auf Spotify oder Instagram/Facebook) oder optimieren müssen. Der Ablauf ist folgender: Die Zahlen (wo läuft wie viel Werbung von unserem Kunden für welchen Preis) aus dem Kampagnensystem in unser Einkaufssystem einspielen (das läuft in der Regel automatisch) und im Anschluss mit dem Mediaplan des Kunden abgleichen. Gegebenenfalls muss man einzelne Positionen anpassen oder sogenannte „Sonderkennzeichen“ (bei technischen Kosten zum Beispiel) bei speziellen Platzierungen setzen. Danach zieht man aus dem System einen Auftrag und schickt ihn mit der Bitte um Auftragsbestätigung an den Vermarkter.
Nun heißt es abwarten und Tee trinken… naja, nicht ganz: eher Rechnungen checken oder sich im Einkaufsbereich weiterbilden. Wenn der Vermarkter eine kurze Bestätigung geschickt hat, muss der Einkauf die Aufgabe aus unserem Kampagnensystem mit dem Auftrag und der Auftragsbestätigung im Anhang abschließen. So sieht unser Mediaplaner aus dem Client Service, dass alles erledigt ist und die Werbung bald ausgespielt wird.
Am Ende meines Arbeitstages lese ich meine verbleibenden Mails und schaue, dass alle wichtigen To Do‘s erledigt sind. Zuletzt schließe ich meinen Laptop und freue mich auf den nächsten Tag.
Ich hoffe, ihr könnt euch jetzt etwas mehr unter dem digitalen Einkauf in München vorstellen. 🙂
Bis bald
Isabel